Vad är dokumenthantering?

filhantering

Oavsett om dokumenten är digitala eller i pappersformat så har man i större organisationer alltid behövt skapa system för att hantera den stora informationsmängd som snabbt byggs upp. Men vad är egentligen dokumenthantering? Vad innefattar det och hur ser det ut i den nu så gott som helt digitala världen vi lever. 

Digitala system

Även om man i digital dokumenthantering, precis som i det fysiska arkivet, kan låta dokumenthanteringen vila helt och hållet på mänskliga rutiner så brukar det vara bäst att använda sig av dedikerad mjukvara. Mjukvaran kan antingen vara något som driftas helt och hållet av den egna it-personalen, något som ger mycket kontroll men är en stor investering i både arbetstid och hårdvara. Det andra alternativet som idag är allt mer vanligt är att använda sig av molnbaserade lösningar. En dokumenthanteringslösning som fungerar på detta sättet kommer från Microdata. Deras lösning fungerar dels direkt i olika webbläsare men även med en direkt integrering i Microsoft Office programmen. Dessa molnbaserade lösningar kräver inte en lika stor investering när det kommer till drift då både hårdvara och personal sköts av leverantören och delas med andra kunder.

Tillgång och rättigheter

I en större organisation med många avdelningar finns det inga som helst anledningar att alla anställda skall ha tillgång till alla dokument. Vissa avdelningar kanske till och med arbetar med information som är känslig och helt enkelt inte kan delas med andra. Det kan till exempel handla om information om nya produktprototyper i utvecklingsavdelningen eller personalakter i HR-avdelningen.

För att kunna hantera denna informationen på ett säkert sätt så brukar dokumenthanteringssystem innehålla starka rättighetskontroller. På så sätt finns alla dokumenten samlade på ett och samma ställe, i ett och samma system, samtidigt som ingen obehörig kan läsa alla dokumenten.

Versionshantering

Då dokument ofta kan vara levande och regelbundet förändras så är det viktigt att dokumenthanteringen även håller på alla dessa olika versioner. Detta är kanske som mest kritiskt när flera anställda arbetar på ett dokument samtidigt. När de då sparar sina uppdateringar så kan dessa förändringarna stå i konflikt med varandra, något som systemet kan upptäcka och hjälpa dig att hantera. Vissa system tar dessutom och låter dig “checka ut dokument” för att visa att du just nu arbetar på dem.

dokument-hantering_

Arbetsflöden

Ibland kan dokument vara del av ett arbetsflöde. När till exempel ett formulär lämnas in så kan det behöva passera flera handläggare innan ärendet är klart. I ett dokumenthanteringssystem kan dessa regler vara inskrivna så att dokumentet själv följer arbetsflödet. Man kan hantera allt som tillhör ärendet eller flödet när man har alla sina dokument samlade smidigt på ett och samma ställe. Det kan vara exempelvis textdokument, bilder eller e-post det vill säga allt som tillhör ett ärende och sedan välja vilka som ska ha åtkomst till dessa dokument. Är det bara vissa handläggare eller nyckelpersoner som ska ha tillgång till dessa, kunna läsa dem och kanske kontera fakturor eller ska det vara öppet för fler. Informationen kanske behöver vara tillgänglig via ett så kallat medborgargränssnitt om privatpersoner till exempel behöver se sina bygglovsansökningar eller nämndprotokoll.